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办公自动化理论与技术的研究兴起于20世纪70年代末期的美、英、日等经济发达、科技的国家，其中，美国是推行办公自动化早的国家之一，其办公自动化发展历程可分为四个阶段：一是1975年前的单机设备阶段，以采用单机设备、完成单项工作为目标，这一阶段的办公自动化技术又被称为“秘书级别”；二是1975年-1982年的局域网阶段，通过采用交换机、局域网等部分综合设备，将很多单机设备融入到局域网络中，进而实现数据和设备的共享，这一阶段的办公自动化技术又被称为“主任级别”；三是1983年-1990年的一体化阶段，采用数据、文字、声音、图像等多媒体信息，通过广域网作为传输、处理、存储手段，这一阶段的办公自动化技术又被称为“决策级别”；四是1990年以后的多媒体信息传输阶段，将语音、图像、音视频等技术更好地运用到办公自动化系统中，实现更加的办公自动化。
1980-1999年，文件型办公自动化。早的办公自动化从Lotus12-3、WPS、MSOffice等单机版的办公应用软件开始，实现了由手工办公到电脑办公的转变，在当时被称作“无纸化办公”。一方面实现了企业的信息交流和共享，另一方面建立了企业审批及流程雏形，从而形成了OA的概念。
在传统的办公管理中，每一份文件都要进行严密的分析、解读，以纸质的形式不断的进行着修改，这样不仅降低了工作效率，也使员工的工作量增多，同时也很容易出现修改失误或文件信息丢失的问题，致使文件中的信息存在漏洞。而办公自动化系统，能够实现自动化的管理各类文件。利用计算机网络技术对文件进行分类和统一的传输，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建议。同时企业要对办公自动化系统进行严格的管理，并要求工作者通过身份验证才能够登录系统，并查看所需要的文件资料，有效的了企业内部文件的严密性。
在企业管理中，是否正确的决策是确保办公管理的基础，使用办公自动化系统能够自动对文件进行核对，如人事关系、财务账目等。而办公自动化可以对涉及到决策的相关资料进行科学的分析，这样能够有效的提高决策的科学性与数据的度。
在企业的行政管理中，应用办公自动化系统，可以将行政审批与文件的流转相集成，利用办公自动化系统来实现财务、会议、后勤、人事等一系列的行政管理工作，如在日常行政工作中的用车派车、员工考勤等，只要登录自动化办公系统就可以方便快速的处理，不仅提高了行政部门的工作效率和管理水平、也使财政部门的工作变得更加方便快捷。
在如今的网络时代，OA作为具有企业级的跨部门的运作特点的基础性信息系统，有效将企业各岗位上的工作人员进行联系，并将企业信息系统和各类信息资源进行有效的结合。如今，许多企业都成功将自己的办公系统建立起来，并使用了各种财务管理软件，被引入的各种系统中如ERP系统、SCM系统、HR系统、CRM系统等等。这些系统会形成各种一的风格，无法让企业更加。由此可见各类系统的整合及各系统是否能够地协同工作是非常重要的，在以后的发展方面，OA需要将企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营管理业务的数据，系统界面和账户的统一，紧密顺畅的业务流程，与公文的流转、发布信息、核查审批进行整合，使之实现无缝集成协同的办公平台。
